Hoe organiseer je
een webinar?

Onderwerpen op deze pagina

• Wat is een webinar?
• Zo organiseer je een webinar
• Zo promoot je een webinar
• Live gaan met je webinar
• Afronding van je webinar

Leuk! Je wil een webinar organiseren, maar waar begin je? Na het lezen van onderstaande informatie weet je precies hoe dat moet. Wij hebben al aardig wat webinars georganiseerd en zijn echte Webinar Slimmeriken! Wij delen graag onze kennis met jou. 

Wil je liever dat iemand anders het webinar organiseert? Dat komt mooi uit, wij kunnen dat namelijk heel goed. Jij komt met een idee, wij maken het mogelijk.

Meer weten? Plan een digitale koffie of stuur je vraag!

Wat is een webinar?

Een webinar is een interactief online event met als doel het delen van kennis, vergroten van klantloyaliteit of genereren van nieuwe leads. Zie hieronder het eerste deel uit de video-serie: Wat is een webinar?.

Zo organiseer je een webinar

Om een webinar te organiseren volg je een aantal stappen. Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat is zeker waar voor het organiseren van een webinar. Tijdens de voorbereiding bepaal je wat je wil bereiken, bedenk en maak je de inhoud, bepaal je rollen en werf je deelnemers. Zie ook het tweede deel uit de video-serie: Zo organiseer je een webinar.

Bepaal je doel

• Waarom wil je een webinar organiseren? Gaat het je om meer naamsbekendheid, zoek je leads of wil je een nieuw product demonstreren aan je klanten? 
• En wat hoop je dat kijkers na de uitzending doen, wat is je call to action? Wil je meer bezoekers van een landingspagina, aanvragen voor een demo of dat mensen gebruik maken van een (kortings)actie? 
• Zorg dat je goed weet wat je wil bereiken, dan kan je je webinar zo organiseren dat het ook echt bijdraagt aan het behalen van je doel.
• Wees concreet. Wat is het aantal kijkers dat je hoopt te trekken? Met welk aantal leads ben je tevreden? Hoeveel mensen wil je dat gebruik maken van een (kortings)actie. Oftewel, wanneer is het webinar voor jou een succes?
• Meten is weten. Gebruik dus kpi’s; key performance indicators. Ga niet uit van ‘redelijk veel kijkers’ maar van 200 kijkers. En streef niet naar ‘een aantal leads’ maar bepaal dat je 10 leads wil binnenhalen. Zo weet je vooraf wát er nodig is om succesvol te zijn en achteraf wanneer je tevreden bent.

Maak een draaiboek

Nu je weet wat je wil bereiken en wanneer je tevreden bent kan je een draaiboek opstellen. Zo’n document geeft van minuut tot minuut aan hoe de uitzending eruit ziet. In het draaiboek staat onder elkaar op iedere regel de tijd, de actie, de actienemer en overige informatie. Dat ziet er dan ongeveer zo uit:

Zorg voor interactie

Een webinar leent zich uitstekend voor interactie. Interactie zorgt voor betrokkenheid en dynamiek waardoor informatie interessanter wordt en beter blijft hangen. Kijkers houden van interactie en zullen met een grotere tevredenheid terugkijken op het webinar én eerder geneigd zijn een volgende keer weer deel te nemen.

Het voordeel van interactie is dat je kijkers kan vragen iets te doen. Zo’n call to action helpt bij het bereiken van je doelstellingen. Je vraagt kijkers bijvoorbeeld om naar een landingspagina met aanvullende informatie te gaan, een demo aan te vragen of gebruik te maken van een (kortings)actie. Het is bewezen dat het vragen naar een actie bijdraagt aan een hogere conversie.

Chats en polls geven je de mogelijkheid om vragen te stellen, antwoorden te krijgen én meningen te peilen. Die informatie is erg bruikbaar voor marketing en sales.

Wie doet wat?

Zorg dat je een duidelijke rolverdeling maakt. Natuurlijk heb je een presentator nodig die informatie deelt met je kijkers, vragen stelt en in gesprek gaat met gasten. Maar er is meer, wie beheert de chat, zorgt er voor de gasten of regelt de techniek?

Deze rollen zijn van belang bij een webinar:

• Presentator – De presentator is het gezicht van het webinar. Hij of zij kan met een laptop zelf de presentatie bedienen, polls instarten en interactie met de kijkers aangaan. Bij een grotere productie neemt de technicus en/ of eindredacteur deze taken waar.
• Co-presentator – Een co-presentator kan op een andere locatie aanwezig zijn en ingebeld worden in de uitzending. Zo kan een webinar vanuit verschillende locaties door meerdere mensen gepresenteerd worden. 
• Eindredacteur – De eindredacteur is verantwoordelijk voor de onderwerpen en het samenstellen van het draaiboek. Deze persoon zorgt voor de gasten en bewaakt de inhoud.
• Moderator – Een moderator houdt zich bezig met de interactie met kijkers. Deze persoon beantwoord vragen via de chat, start polls in en zet informatie door naar de presentator.
• Technicus – De technicus zorgt er simpelweg gezegd voor dat alles werkt. Denk dan aan het beeld, geluid en het delen van informatie met kijkers.

Zo promoot je een webinar

Je hebt goed nagedacht over wat je met het webinar wil bereiken en hoe je het gaat organiseren en wanneer je tevreden bent. Het enige wat je nu nog nodig hebt zijn kijkers. Hoe vind je die? Zie ook het derde deel uit de video-serie: Zo promoot je een webinar.

Werving van deelnemers aan een webinar start meestal zo’n vier weken van tevoren. Zorg ervoor dat mensen zich vanaf dat moment kunnen inschrijven en laat die optie open staan tot het event begint. Uit onderzoek blijkt namelijk dat veel mensen – soms wel 30% – zich pas op de laatste dag inschrijven.

Een webinar kan je op verschillende manieren promoten:

• Landingspagina – Een aparte pagina waar alle informatie te vinden is. Dit is doorgaans de basis van je promotiecampagne. Op deze pagina staat informatie over de inhoud, het programma, de sprekers en het allerbelangrijkste… de aanmeldlink of het registratieformulier voor deelnemers.
• Social media – Social media is een eenvoudige en goedkope manier om veel mensen te bereiken, zeker als je veel volgers hebt. Met betaalde advertenties kan je heel gericht een bepaalde doelgroep bereiken. Zo promoot je je webinar bij mensen die jou nog niet kennen maar wel geïnteresseerd zijn in het onderwerp.
• Email marketing – Als het goed is beschik je over contactinformatie van je klanten en partners. Stuur hen een nieuwsbrief met informatie over het webinar en vertel waarom het voor hen interessant is om deel te nemen. Ook kan je een e-mailcampagne aanmaken. Je maakt dan gebruik van de kracht van herhaling. Denk er daarbij wel aan dat je steeds iets anders stuurt zoals de aankondiging van een nieuwe gast. En vergeet niet, je kan te weinig e-mails sturen maar zeker ook teveel!
• Google Ads – Ga je het in je webinar hebben over een oplossing of product waar veel naar wordt gezocht? Dan kan je dit in je voordeel gebruiken en Google advertenties maken. Zorg dan wel dat je weet welke zoekwoorden goed werken. Hier kan je onderzoek naar doen.
• E-mail handtekening – De meeste mensen hebben een e-mailhandtekening. Deze leent zich uitstekend voor promotie. Je kan er niet alleen je contactgegevens in kwijt maar ook een pakkende zin die lezers op de hoogte brengt van je webinar én verwijst naar de aanmeldlink.

Live gaan met je webinar

Dit is het moment, tijd om live te gaan! Maar heb je wel overal aan gedacht? Hier zijn 8 checks om helemaal zeker te zijn. Zie ook het vierde deel uit de video-serie: Live gaan met een webinar.

1. Testen

Test altijd (een week) van te voren of alles werkt en duidelijk is. Het laatste wat je wil is dat de techniek je tijdens een uitzending in de steek laat en kijkers in verwarring achterblijven. Zorg er met je crew voor dat het geluid en beeld werkt en de internetverbinding goed is. Gebruik je de juiste browser? Test ook alvast de polls & chatfunctie om zeker te zijn dat informatie goed verzonden wordt en binnenkomt.

2. Locatie

Als het goed is heb je een geschikte locatie gevonden. Voldoet die inderdaad aan wat je nodig hebt voor een succesvol webinar? Past de omgeving bij je verhaal? Heb je voldoende ruimte, kan je er gasten en de benodigde techniek kwijt, hoe zit het met geluidsoverlast? 

3. Software

Voor een webinar heb je software nodig, maar welk programma kies je dan? Zelfs als je een klein webinar organiseert is de keuze al enorm. Voor een eenvoudige livestream is YouTube erg geschikt, bedenk wel dat je dan weinig functies hebt en bijvoorbeeld geen polls kan houden. Zoek je meer functionaliteiten zoals de optie om kijkers te laten doorpraten in breakoutrooms dan zijn programma’s als Zoom of LiveWebinar een goede optie. Wij maken gebruik van Webinargeek. Deze software heeft veel functionaliteiten waaronder het maken van een registratiepagina, interactie tijdens het webinar en het inrichten van emailflows voor deelnemers. Een ander groot voordeel is dat deelnemers geen extra software hoeven te installeren. 

4. Beeld

Het spreekt voor zich dat het plaatje moet kloppen en kijkers een goed beeld krijgen van wat er in de studio gebeurt. Zorg dus voor een goede camera én de juiste belichting. Laptop camera’s zijn meestal niet geschikt je hebt dus minimaal een goede webcam nodig. Beter nog is om een filmcamera te gebruiken, zo krijg je scherp en aantrekkelijk beeld. Zijn er meerdere sprekers gebruik dan ook meerdere camera’s. Daarmee breng je iedereen goed in beeld en kun je tijdens een gesprek snel schakelen tussen de verschillende sprekers.

5. Geluid

Geluid wordt vaak onderschat. Wij kunnen niet genoeg benadrukken hoe belangrijk geluid is. We adviseren je om een goede microfoon te gebruiken. Dat kan een handmicrofoon zijn maar ook een dasspeld microfoon. Heb je meerdere sprekers dan heb je meerdere microfoons nodig en is een audiomixer met draadloze zenders de beste oplossing.

6. Licht

Voor een professionele uitstraling is goed licht onontbeerlijk. Geef je het webinar vanuit je eigen huis zorg dan dat je met je gezicht naar het raam zit. Daglicht is nu eenmaal het mooiste (witte) licht en laat huidtinten goed uitkomen. Niet natuurlijke verlichting geeft al snel een geel beeld. Ga niet met je rug naar het raam zitten. Kijkers zien dan een zwart silhouet, niet erg prettig om naar te kijken. Bij een webinar in een studio wordt speciale verlichting gebruikt zodat sprekers en de omgeving aantrekkelijk overkomen.

7. Internet

Het spreekt wellicht voor zich maar een goede internetverbinding is cruciaal. Geen verbinding betekent geen uitzending. Zorg dat je niet draadloos maar met een netwerkkabel verbonden bent, zo is de kans dat het mis gaat het minst groot. Internetsnelheid kun je testen. Let daarbij niet op de download snelheid maar op de upload snelheid. Die moet stabiel boven de 3000 kbs (3 mbit) zijn. Hoe hoger de upload snelheid, hoe hoger de kwaliteit van het beeld en geluid.

8. Interacties

De meest eenvoudige en handige manier om met kijkers te communiceren is een chatfunctie. Daarmee kunnen kijkers eenvoudig deelnemen aan het gesprek en vragen stellen. Zo weet je wat er onder de kijkers leeft, creëer je beleving en zorg je voor betrokkenheid. Meestal is een moderator verantwoordelijk voor het selecteren en beantwoorden van vragen. De presentator kan deelnemers uitnodigen gebruik te maken van de chat.

Bedenk goed wat jouw call to actions zijn en zet die in het systeem. Zo kun je ze tijdens de uitzending eenvoudig instarten en vergroot je de kans dat kijkers de gewenste actie nemen.

Afronding van je webinar

Een webinar is een laagdrempelig event waar fysieke aanwezigheid niet nodig is. Je zal dus merken dat veel mensen zich wel inschrijven maar niet deelnemen. Dit kan zelfs oplopen tot 30 a 40%. Dit heeft niets te maken met jouw doelgroep of het programma maar is nu eenmaal zo. Gelukkig kun je de afhakers wel betrokken houden en later alsnog naar de uitzending laten kijken. Via de opname die je maakt en online zet. Veel geïnteresseerden vinden het juist fijn om een webinar in hun eigen tijd te kijken en dan de voor hen interessante stukken eruit halen. Zie ook het vijfde deel uit de video-serie: Afronding van je webinar. 

Tips voor na het webinar:

• Verzend na de uitzending een mail aan de deelnemers die live hebben gekeken. Bedank hen voor het kijken en hun deelname aan het event. Vraag hen om feedback en breng nog even je call to actions onder de aandacht.
  
• Verzend na de uitzending een mail aan de deelnemers die niet hebben gekeken. Breng hen op de hoogte van de opname die je hebt gemaakt en de mogelijkheid om de uitzending terug te kijken. Informeer ook hen over je call to actions. Want vergeet niet, ook al hebben deze mensen de uitzending niet live gevolgd, ze hebben zich wel ingeschreven en zijn dus geïnteresseerd.

Statistieken

Heb je de vooraf gestelde doelen gehaald? Door te meten weet je het zeker. Wij gebruiken een programma dat veel concrete data levert.
Het gaat dan bijvoorbeeld om:

1. Aantal (aanwezige) deelnemers
2. Tijd dat een deelnemer heeft gekeken
3. Op welke (mobiele) apparaten er is gekeken
4. Aantal chats
5. Uitslag van polls
6. Inschrijvingen na call to actions
7. Uitgestelde kijkers

Webinar laten organiseren

Je weet nu hoe je zelf een webinar kan organiseren maar wij begrijpen dat het best ingewikkeld kan zijn én veel werk is. Wij helpen dus graag. 

We hebben eenvoudig te huren studio’s in een van de mooiste locaties van het land; de Werkspoorfabriek in Utrecht. Je kan kiezen uit onze inhouse-studio of De Kraan. Gebruik je liever een andere locatie? Ook dat kan, wij hebben een mobiele studio.

Wil je het webinar zelf presenteren of zoek je een presentator? Alles kan. Wij zorgen voor een goede begeleiding van jullie eigen mensen of regelen een professionele presentator. 

Een webinar is pas succesvol als jij tevreden bent. Samen bespreken we vooraf dus zorgvuldig het programma en de teksten door. Zodat jouw webinar altijd vlekkeloos verloopt.

Hopelijk weet je nu hoe je een webinar organiseert en hoe wij jou daarbij kunnen helpen. Eerst zien en dan geloven? Hier kan je zien hoe wij voor Performation een webinar serie organiseerden. 

Meer weten? Plan een digitale koffie of stuur je vraag!