Timo Verhoofstad

Over de auteur

Timo weet wat er speelt als het gaat om marketing en hier het allerbeste uit te halen. Deze kennis deelt hij graag met je!

Kom in contact met Timo

Topics in dit artikel

  • In dit blog lees je wat een webinar is en waarom je dit wilt opzetten:
  • Zoals het starten met doelen stellen, draaiboeken maken, interacties bepalen en je kijkers uitnodigen met een campagne
  • En uiteindelijk de technische aspecten tijdens het live gaan, en het opvolgen van je deelnemers

Leuk! Je wilt een webinar organiseren, maar waar begin je precies? Na het lezen van deze blog weet jij alle in en outs en kan jij zelf een succesvol webinar organiseren! Wij hebben inmiddels al aardig wat webinars mogen verzorgen en mogen ons dus trots ‘webinarslimmeriken’ noemen. 

Wat is een webinar?

Eerst, wat is een webinar nou eigenlijk? Een webinar is een interactief online event gericht op een bepaalde doelgroep om kennis te delen, klantloyaliteit te verhogen of en nieuwe leads te genereren en kan daardoor grote evenementen vervangen/aanvullen. Kortom, een video workshop/les of presentatie. 

Waarom een webinar?

Het belangrijkste doel van een webinar is om een ​​onderwerp te presenteren dat boeiend, relevant en informatief is voor jouw doelgroep.

Zo kan je een groot nieuw publiek informeren en bereiken op een relatief voordelige manier, en deze omzetten naar waardevolle leads. 

In een tijd waarin communicatie steeds meer online verloopt sluit een webinar goed aan bij de informatiebehoefte. 

Download het ebook

Het organiseren van een webinar 

Onze aanpak voor het opzetten van een webinar pakken bestaat uit 3 fasen/delen: 

  1. Vooraf : Pre-productie
  2. Tijdens : Productie
  3. Achteraf : Post-productie

Preproductie

De voorbereiding is het halve werk, en dat is bij het organiseren van een webinar zeker het geval. In de voorbereiding stel je je doelen, werf je deelnemers, ontwikkel je de inhoud en bepaal je de rollen. 

Doelen/content

  • Doelen bepalen
    • Wat is de reden dat je dit webinar wilt geven? Gaat het om naamsbekendheid, of wil je nieuwe leads realiseren? Of is het voor je bestaande klanten om bijvoorbeeld een demo te geven zodat ze meer van je product gebruiken? Kortom: zorg ervoor dat je de doelstellingen helder en inzichtelijk hebt gemaakt. Deze heb je later ook nodig bij het bepalen van je call 2 actions, polls en andere interacties met de deelnemers.  
    • Hoeveel registraties en hoeveel kijkers wil je hebben, en wanneer is het voor jou een succesvol webinar? 
    • Deze doelen kan je omschrijven in KPI’s; Key Performance Indicatoren. Doelstellingen die jij belangrijk vindt om te behalen. Bijvoorbeeld minimaal 200 inschrijvingen, of minimaal 5 demo aanvragen na afloop van het webinar. 
  • Draaiboek/script
    • Hierna start je met het schrijven van een draaiboek. In het draaiboek schrijf je per fase op wat er gebeurt in je webinar. Wij hanteren zelf een draaiboek in Excel met links de tijd, en daarnaast de actie, actienemer en eventuele extra informatie. 
    • Bijvoorboeeld 13:55 – 14:00 – Wachtscherm. 
    • 14:00 – 14:01 – Introvideo
    • 14:02 – 14:05  – Opening door presentator
  • Interacties
    • Afhankelijk van je doelen is het advies om call 2 actions of polls tijdens je webinar te gebruiken. Je kan de kijker activeren door vragen om iets te doen. Bijvoorbeeld een pagina bezoeken, een demo aanvragen, een case lezen of een korting aanbieden. Het is bewezen dat het vragen naar een actie, bijdraagt aan een hogere conversie.
    • Met polls en chats zorg je voor interactie met je kijkers, en kan je tevens belangrijke vragen stellen. Hiermee kan je informatie binnenhalen die relevant is voor marketing en sales. Bijvoorbeeld: “op welk moment van de dag drinken jullie het liefst koffie?” 
  • Presentatie
    • Wil je een presentatie geven tijdens je webinar? Dit is vaak mogelijk en kan handig zijn om als leidraad van je verhaal te houden. 

Promotie voor je webinar

  • Deelnemers
    • Je hebt nu de basis voor je webinar staan, en nu wil je dat zoveel mogelijk mensen je webinar gaan volgen. Het is natuurlijk belangrijk dat je weet of het aantal inschrijvingen van deelnemers nog gelijk loopt met je voorgestelde doelen. 
    • Het werven start je doorgaans 4 weken van tevoren en laat je doorlopen tot op het moment dat het webinar plaatsvindt. Het is namelijk gebleken dat op de dag zelf soms nog tot 30% van de deelnemers zich nog registreren.
  • Er zijn diverse manieren om je webinar te promoten:
    • Landingspagina
      • Doorgaans is dit waar het begint, de basis binnen de promotiecampagne. Hierop staat alle informatie rondom het webinar zoals de inhoud, een tijdschema, de sprekers en het allerbelangrijkste: de aanmeldlink of registratieformulier waarmee bezoekers zich registreren.
    • Social media
      • Wanneer je al een flinke lijst volgers hebt, is social media een mooie manier die niet veel kost. Heb je een duidelijk beeld van jouw doelgroep? Zet je posts dan ook in als betaalde ads om het bereik te vergroten. Zo kan je een nieuwe doelgroep bereiken die jou nog niet kent, maar wel geïnteresseerd kan zijn in jouw oplossing. 
    • Email marketing
      • Gebruik het netwerk en contacten die je hebt opgebouwd door ze op de hoogte te stellen van je webinar. Je kan dit onderwerp in je nieuwsbrief meenemen, of maak er een emailcampagne van met meerdere emails. Houd het dan niet maar bij één email, maar maak gebruik van de kracht van herhaling. Let op : Zorg dat je boodschap waardevol en bondig is, en let op de grens tussen precies genoeg, of teveel emails. 
    • Google ads
      • Heb je een product/oplossing waar veel naar gezocht wordt? Gebruik dit in je voordeel en richt Google Display ads in. Hiervoor is het belangrijk om onderzoek te doen naar de beste keywords. Ook hier geldt weer die fijne balans tussen veelgebruikte termen die zorgen voor een lagere ranking in de resultaten versus meer specifieke termen die zorgen voor hogere rankings maar minder vaak bezocht worden. 
    • Emailhandtekening.
      • Je emailt vast vaak iedere dag met een grote groep mensen. De meeste mensen hebben een emailhandtekening met hun naam, telefoonnummer etc. Breng ze op de hoogte met een pakkende zin onderaan elke mail, en nodig ze uit voor de registratiepagina.

Rollenbeheer

Wie doet wat? Kort gezegd is dat wat je in je rollenbeheer bepaalt. Wie is de presentator, wie gaat de chat beheren en wie start de interacties? Hieronder staat omschreven welke rollen welke functie bedienen : 

  • Presentator
    • De presentator is het gezicht van het webinar. Bij een klein webinar is dit vaak de persoon die het webinar zelf op zijn laptop geeft, en ook zelf de presentatie en interacties kan bedienen. 
  • Co presentator
    • Een co-presentator is een presentator die op een andere locatie aanwezig is, en ingebeld kan worden in het systeem. De presentator kan zo een webinar geven waarbij meerdere mensen vanuit huis alsnog kunnen presenteren. Op het moment dat de presentator zijn verhaal heeft gedaan, kan hij de co-presentator aan het woord laten. 
  • Moderator
    • De moderator zorgt voor de interactie met deelnemer achter de schermen. Hij/zij is niet in beeld, maar beheert de chat. Dit kan een openbare, of een prive chat zijn. Afhankelijk van de webinar software kan hij/zij ook interacties starten zoals een Call 2 action of een Poll. Daarnaast zorgt de moderator bij een webinar ook dat goede vragen, of antwoorden van de poll bij de presentator terecht komt.

Productie

Het is zover. Je webinar gaat vandaag live! Altijd een spannend moment, en helemaal als het je eerste is. Je wilt natuurlijk dat dit helemaal goed gaat, dus lees onderstaande goed. 

Testen 

  • Voordat je live gaat, test je 1 week van te voren met de moderators en testkijkers. Zo weet iedereen hoe de interface werkt. Je test je geluid, je beeld, je internet verbinding en je locatie. Werken de polls en Call 2 actions goed? Heb je de juiste browser geïnstalleerd? Komen de chats binnen? Er zijn nogal wat facetten die mis kunnen gaan, dus test van te voren goed! Als alles goed is getest ben je goed voorbereid voor de livegang. 

Locatie

  • Heb je een mooie locatie waar je het webinar kan geven? Bedenk dat de locatie een versterking kan zijn van je verhaal. Bijvoorbeeld een incubator/lab, een atelier/studio, of gaat jouw webinar over het onderwijs? Ga dan eens na of een mooie aula of klaslokaal die je omturnt tot studio tot de mogelijkheid behoort. 

Software

  • Welke software ga je gebruiken? Afhankelijk van het project is het belangrijk dat je alle features weet. Als je een eenvoudig webinar wilt houden is de keuze vrij groot. Wil je echt specifieke functionaliteiten zoals breakoutrooms, kom je vaak uit bij Zoom of LiveWebinar. Wij kiezen dus afhankelijk van het project de oplossing. Vaak maken we gebruik van Webinargeek. Dit is een Nederlandse partij, en heeft bijna alles wat nodig is om goede webinars te geven. Van het maken van een registratiepagina, tot het gebruiken van interacties tijdens je webinar, tot en met het hebben van replays en een volledige emailflow voor je deelnemers. Daarnaast is het grote voordeel dat deelnemers geen extra software hoeven te installeren. Ze kunnen het gewoon bekijken in hun browser of telefoon. 
  • Als je een simpele livestream hebt is Youtube zeer geschikt, maar bedenk wel dat je dan weinig functionaliteiten hebt zoals polls en interacties.

Beeld

  • Het spreekt voor zich dat je beeld goed en helder moet zijn voor het webinar. Zorg voor een goede belichting en een goede camera. De laptops van tegenwoordig krijgen steeds betere camera’s, maar voor een echt goed resultaat kan je nog kiezen voor een goede webcam. Wil je het scherper en mooier hebben? Kies dan voor een externe filmcamera. Wij maken zelf gebruik van professionele filmcamera’s om het tv studio effect na te bootsen zoals Op1 of Jinek. Heb je meerdere sprekers, zorg dan voor meerdere camera’s zodat ze goed in beeld zijn, en je ook kunt switchen zodat het een dynamisch webinar wordt. Heb je hier vragen of hulp bij nodig? Laat het ons weten. 

Geluid

  • Vaak wordt er gefocust op het beeld en wordt geluid onderschat. Niet doen! Het is belangrijk om goed beeld te hebben, maar minstens zo belangrijk is goed geluid. Wij adviseren altijd om een externe microfoon te gebruiken. Dit kan een eenvoudige usb microfoon zijn, of een dasspeld microfoon. Ga je een groter webinar geven met meerdere mensen, dan zijn audiomixers met draadloze zenders te adviseren. 

Licht

  • Als je een professionele look voor je webinar wilt moet je je licht goed in orde hebben. Laptopcamera’s zijn erg klein, en daardoor niet lichtsterk. Geef je een webinar thuis of op kantoor, zorg er dan voor dat je met je gezicht naar een raam gaat zitten. Daglicht is het mooiste licht (wit) en zorgt dat je huidtinten mooi worden. Verlichting op kantoor of thuis is vaak geel. Ga ook niet met je rug naar het raam zitten, want je wordt dan een zwarte silhouet en dit is voor de deelnemers niet prettig om naar te kijken. 

Als je het nog professioneler wilt doen kan je gebruik maken van extra verlichting. Wij gebruiken onze continu film verlichting waardoor we iemand mooi kunnen belichten. 

Internet

  • Zorg dat je een goede internetverbinding hebt en zorg dat je met een netwerkkabel bent verbonden. WIFI kan onbetrouwbaar zijn en haalt ook veel lagere snelheden. 

Je kan je internetsnelheid testen op speedtest.net. Let dan niet op je download, maar op je upload. Die dient stabiel boven de 3000 kbps (3 mbit) te zijn. Hoe hoger je upload, hoe hoger de kwaliteit van je beeld en geluid. 

Interacties

  • Chat. Het is handig om een chat te hebben voor je deelnemers zodat ze eventuele vragen kunnen stellen. Dit verhoogt de interactie en zorgt ervoor dat je weet wat er speelt. De moderator bedient de chat, en vaak kan je kiezen voor een openbare of een prive chat. Daarnaast is het ook belangrijk dat de presentator aan het begin van het webinar benoemt dat er een chat aanwezig is, en bediend wordt door 1 of meerdere moderators. Zo nodig je de deelnemer uit om dit te gebruiken. 
  • Call 2 actions. Zet de call 2 actions die je van te voren hebt bepaald in het systeem. Zo kan je ze eenvoudig starten tijdens het webinar. Voorbeelden zijn : Plan een afspraak, download ebook, vraag een demo aan, bestel nu met 15% korting.

Post productie

Replay van webinar

Gemiddeld zullen 30 tot 40% deelnemers die zich hebben ingeschreven niet opdagen. Dat is jammer, maar begrijpelijk. Om deze mensen wel engaged (betrokken) te houden biedt je ze een replay van je webinar aan. Ze kunnen dit dan in hun eigen tijd bekijken en de interessante stukken voor hen eruit halen. 

  1. Maak een email aan voor de kijkers die er wel waren en bedank ze voor hun tijd. Neem hierin de evaluatie mee, en eventuele call 2 actions of speciale aanbiedingen.
  2. Maak een email aan voor de deelnemers die er niet waren en breng ze op de hoogte van de replay, en ook de call 2 actions en de speciale aanbiedingen. Zorg ervoor dat je dit doet want deze mensen zijn ingeschreven dus zijn ook geïnteresseerd. 

Statistieken

Het is belangrijk om te onderzoeken of je de doelen die je in de pre-productie hebt opgesteld, ook hebt behaald. Dit kan je doen door de statistieken uit je webinar software te halen in combinatie met eventuele andere data (aanvragen). 

In webinargeek kunnen wij de volgende statistieken zien : 

  1. Aantal deelnemers / aanwezig / afwezig
  2. Hoe lang per deelnemer gekeken
  3. Welke devices zijn er gebruikt om te kijken
  4. Chats totaal en per persoon
  5. Resultaten van de polls 
  6. Inschrijvingen op call 2 actions
  7. Kijkers van de replay

Hopelijk heeft dit blog bijgedragen aan je informatievraag en succes met je webinar! Als je nog vragen hebt kan je ons altijd bellen of inplannen hieronder!!